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2011年09月16日

スパークライン〜Excel2010の新ワザ〜

久々にパソコン豆知識アップしますexclamation

パソコンの進歩ってとても早いですね。

すでに皆さんはWindows7に切り替えられていらっしゃいますか。
“使っているよ“という方は、WordやExcelは【2010】シリーズでお仕事されていますか。

【2010】シリーズにはいろんな機能が増えたように感じませんか。

“おっせかい”って感じる機能も多いですが、今回は簡単に使えて、『へぇ〜』って感動する機能の【スパークライン】をご紹介します。

 ネットでも機能についての説明がいろんなサイトで紹介されていますが、私なりの簡単な使い方を以下に説明しますので、是非覚えて活用してください。

パソ豆@.bmp

 @売上と仕入に関する一覧表を作成してみました。

  お仕事ではこのような一覧表はよく作成される事と思います。

  ※一覧表はどんな数字でも構いませんよ。

 A次に数字だけ見ていてもなんとなく推移がピンと来ないから、視覚化して数字を比較してみようと思います。


 Bそんな場合はたいていこの表を基にグラフを作成しますよね。

 Cでも、グラフまで作成しなくても・・・・・・という時にとってもお役立ち ひらめき

パソ豆A.bmp


この一覧表の中に折れ線グラフを作成する事ができるのが【スパークライン】です。

  D12月度の右隣セルに1月度から12月度の数字の推移が折れ線グラフになって追加されています。

  Eグラフは折れ線グラフの他に縦棒・勝敗の3つの種類を選択できます。

   ※ 勝敗はお仕事では活用場面は少ないでしょうが・・・・・・

パソ豆B.bmp

 Fさて、【スパークライン】はどうしたらできるのかの操作手順です。


手順A:【挿入リボン】の中の【スパークライン】を選択して、基となる数値の範囲と(この場合は1月度〜12月度の売上高と仕入高)表示させたいセルを(この場合は売上高はN4セル・仕入高はN5セルです)選択するだけで簡単に作成できます。


手順B:できあがった【スパークライン】の色や表示に変化をもたせたい時には、
    【スパークラインのデザイン】リボンからお好みのスタイルに変更したり、頂点の表示を強調したりといろいろと試してみてください。

簡単ですね 手(チョキ)

『へぇ〜』って感じですね わーい(嬉しい顔)ひらめき

  【2010】シリーズは見た目(視覚化)重視にいろんな機能が追加されているように感じます。

あっという間にデザイン豊富な報告書ができるので、是非みなさんもいろんな機能をフル活用して下さいね。

  ★そういう私が、新しい機能を教わってもその後活用できていない人ですが・・・・・・

by とい かわいい



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2010年09月04日

画像(PDF)ファイルをテキスト化するには??

こんにちはわーい(嬉しい顔)

本日はパソコンの豆知識についてコメントしたいと思いますひらめき

画像(PDF)ファイルから『なんとかこのファイルからテキスト部分だけでもコピーして自分なりにWord文書に作成したい』なんて思われることは日々の業務の中でありませんかexclamation&question

画面上で【コピー】がうまく出来る場合は良いのですが、なぜだかコピー機能が使えないexclamation×2

そんな場面でのおさらいです手(パー)

1目的のPDFファイルを開きファイル(F)の“テキストとして保存”を選択
2いったんテキストファイルを作成
3テキストファイルから必要な箇所もしくは文章全体をWordファイルへ貼り付けます
4その後はコピーしたテキストを上手に利用しながらWord文章を加工

☆画像ファイルをいちから入力しなくても入力補助機能としては充分活用できますよグッド(上向き矢印)
ただし、読み取り時に(スキャナ)等の関係で文字以外の汚れまで読み込んでいると
文字として認識しようと、見慣れない記号として読み込みますのでご注意をふらふら

★画像(PDF)ファイルからテキストファイルへ貼り付けたデータをExcelへ呼び込むことも(Excel→外部データのインポート)可能ですが、この場合カンマ区切&タブ区切りが機能しない為、ほとんどのテキストがA列に並んでしまうのが難点ですもうやだ〜(悲しい顔)

また、スキャナで読み取ったDocuWorks Desk(ドキュワークス)DWファイル(当事務所ではこれを使っています)も、

1目的のPDFファイルを開き『編集』のOCR(文字認識)を選択する
2左側のインフォビュー欄へ読み取った文字が列挙されるので
3必要な部分またはその文書全体をコピーし
4Wordファイルへ張り付けます
5その後はコピーしたテキストを上手に利用しながらWord文章を加工

今回のパソコン豆知識は活用する場面はほとんど無いかも知れませんが、頭の片隅になんとなく残しておいていただければ何かの参考になることでしょう。

BY とい


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2010年06月22日

検索と置換え

かわいい今回はExcelでもWordでも使える機能のご紹介です ひらめき

ページ数の多いWord文書で作成後、決まった単語のみを他の単語へ変更
したい
といった事はありませんか exclamation&question

例えば、昨年作成した文書、年度および日付を変更してそのまま利用したい
といった場合。

【平成21年度】⇒【平成22年度】とか

または、文書中の言葉を全体に変更したいといった場合。

【お願いします】⇒【お願い申し上げます】

このような場合、皆さんはどのように変更されていますか exclamation&question
いったん文書全体に目を通して一字・一字変更されていますか exclamation&question
時間が掛かりますよね ふらふら


こんな場面でフル活用したいのが編集タブの中にある検索と置換ですね ハートたち(複数ハート)
もう既に活用されている方も多いことでしょうが、ここでおさらいです 本


検索機能では、検索する文字列へたとえば《お願いします》と入力し、
《次を検索》タブを押すと、文書中の「お願いします」へカーソルが移動します。

続けて《次を検索》タブを押すと、次々と「お願いします」と入力済みの箇所を
カーソルが移動
します soon


置換機能では、検索する文字列へたとえば《お願いします》と入力し、
置換え後の文字列へ《お願い申し上げます》と入力し置換タブを押すと、
自動的に「お願い申し上げます」と文章が変更されています わーい(嬉しい顔)

次を検索タブを押せば文頭から順番に変更されますし、すべて置替タブを
押すと文書全体が一度に変更されます 手(チョキ)

複数ページにわたる長文ではすべて置替タブの利用が圧倒的に便利 ひらめき
だとおわかりいただけるかと思います。


会社の住所が変更した、取締役が変更したといった場合には社内のあらゆる
文書の見直しが必要となりますが、この機能を知っていれば
処理も早いですね わーい(嬉しい顔)

Excelでは検索方向(行または列)が出ますが、利用方法はほとんど同じです。

商品一覧表&部品一覧表から目的の品番を探したいときや、品番が変更した場合、他にも従業員の部署が変更したり営業担当者が変更した
場合に置換機能を使えば簡単に変更ができますよ ぴかぴか(新しい)


またオプションタブを使えば書式による検索特殊文字の検索等ますます
便利な使い方ができると思われますので、ビジネス文書作成時には是非

ご活用ください 手(チョキ)わーい(嬉しい顔)

   by とい 満月






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2010年03月31日

Ctrlキーの使い方そのA

今回はショートカットキーのいろいろです ひらめき

下記のような特殊文字を挿入する際にもやっぱりCtrlキーAltキーを使います わーい(嬉しい顔)

CtrlキーAltキーCで © 著作権者を表すコピーライトマーク(copyright)
CtrlキーAltキーTで  商標(trade mark)
CtrlキーAltキーRで ® 登録商標(registered trademark)

ビジネス文書作成時にはこのような特殊文字は利用しないかもしれませんが、
頭の片隅にでも残しておいてください わーい(嬉しい顔)手(パー)
 
下記にご存知の方が多い一般的なショートカットキーをまとめてみました。

かわいい Ctrl + C = コピー
かわいい Ctrl + X = カット(切り取り) はさみの形ですよね。
かわいい Ctrl + V = 貼り付け
かわいい Ctrl + Z = 直前操作の取り消し
かわいい Ctrl + S = 上書き保存
かわいい Ctrl + P = 印刷
かわいい Ctrl + F = 語句検索
かわいい Ctrl + N = 新規作成
かわいい Ctrl + O = ファイルを開く
かわいい Ctrl + K = ハイパーリンクを挿入
かわいい Ctrl + + = セルなどの挿入
かわいい Ctrl + − = セルなどの削除
かわいい Ctrl + スペース = 列の選択
かわいい Alt  + F4 = 終了



CtrlキーとCのコピーやCtrlキーとSの上書き保存は頻繁に利用されていることと
思います exclamation
ほかにも便利だなぁ〜と思われるショートカットキーがありましたら、ぜひご活用
ください るんるん

by とい 満月


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2010年02月05日

Enter&Shift&Ctrlの使い方いろいろ(その2)

さすがに節分 雪 寒いです あせあせ(飛び散る汗)

さて、今回は 図形描画 いってみます ハートスペード


図形描画を利用する場合、直線をまっすぐに下に引いたのに線がゆがんで
しまう 失恋 なんていった、ちょっとやっかいな事はありませんか exclamation&question

そのような場合はShiftキーを押しながらカーソルを動かしてみて
ください。
きちんとした直線が引けますね。ペン
ちなみにShiftキーを押しながら四角形および楕円ボタンを利用する
正方形および正円となります 満月


出来上がった図形を移動したい場合は、Shiftキーで、コピーしたい
場合はCtrlキーでどんどんコピーできます。


また、ShiftキーAltキーを同時に押しながら図形サイズを変更した
り・移動したりすると普通に調整する場合に比べて、数ミリ単位の微調
整が可能
となります。

この方法を利用すればWordで作成する表のサイズ変更も簡単に微調
ができます るんるん

この操作って意外と知らない方が多い機能のようですが皆様はいかが
でしょうか わーい(嬉しい顔)

Enter&Shift&CtrlキーAltキーの使い方を知るとパソコンは奥が
深いというかいろんな利用方法がありますね ぴかぴか(新しい)


次回は、おなじみのCtrlキーを使ったショートカットキーの利用方法や
Ctrlキー
Altキーを利用して©®™™などの特殊文字を簡単に
画面上に出す方法などをご紹介いたします ハートたち(複数ハート)

    by とい 目


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2010年01月30日

Enter&Shift&Ctrlの使い方いろいろ(その1)

今回はパソコンを活用されている方ならどなたでもご存知のような
簡単な機能のご紹介です exclamation×2


Enterキーはカーソルを次へ移動する際に利用しますが、Enter
Shiftキーではどうなるでしょうか exclamation&question


そうですね。Excelではカーソルが後進移動しますね。
この機能私はほとんど利用しないのですが、皆様はいかがでしょうか exclamation&question


2007バージョンWordでは活躍する場面は少ないかも知れませんが、
入力した文字を選択して、ShiftCtrlキーを押しながら不等号記号
またはのキーを押すと簡単に文字フォントを大きくしたり小さくし
たり
することもできます るんるん


EnterShift&CtrlキーやAltキーの使い方を知るとパソコンは奥が
深いというかいろんな利用方法がありますね ぴかぴか(新しい)


試してみて、これは使えるexclamationと思うものを取り入れてみてください。

次回は、図形描画の際の便利機能をご紹介しますね わーい(嬉しい顔)手(パー)


    by とい 目




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2009年12月19日

パソコン豆知識♪ カメラボタン

今お使いのパソコン、Excelを開いた際、ツールバーにカメラマーク カメラ のアイコン
はありますか exclamation&question

カメラがツールに出ている方は非常に少ないかと思います。
ところがこのカメラ カメラ 覚えるととても優れものなのです ぴかぴか(新しい)

Excelで、同じシート内に列幅が異なる表を縦に並べたいといった場合、みなさんはどのように作成されていますか exclamation&question

・・業務では結構ありますよね、こういった作業

晴れ 下のふたつの表を同じシートに貼り付けようとした場合。

せる.bmp

T表とU表の列幅を統一するためにU表のC列とD列とをセルの結合で広げて
T表と揃えたり あせあせ(飛び散る汗) U表のE列のフォントを小さくして非常にセル幅を縮めたり あせあせ(飛び散る汗)
などなど、別ファイルからの表と表を新しいファイルへひとつにするのって
それなりに一苦労ですね ふらふら
 
 位置情報 そのような場合はこのカメラボタンカメラを利用しましょう 手(チョキ)

@ 必要な表を範囲選択します。
A カメラアイコンカメラをクリックしてマウスポインタが┼になったら、
B 新規に作成するシート先でクリックします。
あら exclamation&question セル幅を無視して今までどおりの表が貼り付けられました exclamation×2

 
また、このカメラボタンを利用して張り付けた場合は元の表の値等に変更が
生じた場合もコピー先の表も合わせてデータが変更されます わーい(嬉しい顔)

なので、元の表を上書き・上書きで処理したとしても、
コピー表まで上書きする手間も省けます ひらめき

実際にカメラボタンをツールバーへ追加するには

 かわいい 2000および2003バージョン。

@ ツールバー上で右クリックします。(ツール(T)をクリックでもokです)
A 【ユーザー設定】をクリックします。
B 真ん中のコマンドタブを選択し、【分類】の一覧から【カメラ】カメラを選択します。
C カメラを選択したまま、ツールバーへドラッグします。

・・ツールバーにカメラが追加されました exclamation
かわいい 2007バージョン

@ Officeボタンより下の方にあるエクセルのオプションを選択。
A 【ユーザー設定】よりコマンドの選択へ。リボンに無いコマンドを選択。
B カメラボタンを選択後、追加へ。
C リボンの常に使うコマンドへカメラボタンカメラが追加されました exclamation


今年も残りわずか、この時期にパソコン内のデータも整理しようとお考えの方、
是非このカメラアイコンを利用してみてください わーい(嬉しい顔)手(チョキ)


By トイ 目


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2009年09月09日

パソコン豆知識 Wordで『表計算』!!

一般的にパソコンでの文書作成は ”Word” 
表計算は ”Excel” ですが、
簡単な表計算ならWordでも出来ます手(チョキ)

特に文書内にちょっとした表計算を表示したい場合は
Word 内へわざわざ Excel を組み込まなくても Word で
作成できたほうが便利ですよね ぴかぴか(新しい)

 以下に手順をあげてみます。

かわいい 2000および2003バージョン かわいい

@ 罫線を使って表を作成(表の挿入を利用すると便利です)
A 数値を入力(必ず半角文字で。Word感覚で全角入力しない)
B ツールバーの【罫線(A)】⇒【計算式】を選択。
C 【計算式】ダイアログボックスが表示されます。
D 必要に応じて計算式を選択します。

縦計の場合は「=SUM(ABOVE)」@
横計の場合は「=SUM(LEFT)」と表示されます。A
セル番地を利用しての計算は(下記の表のようにセル番地がついています)


A1 B1 C1 D1
A2 B2 C2 D2
A3 B3 C3 D3
@ B4 C4 A


たとえばA1とA2の合計をA3の下(A4)欄へ表示したい場合は
【計算式】ダイアログボックスへ【A1+A2】とします。

E 既に計算結果まで表示されていて再計算をしたい場合は、計算結果数値の上を
選択して、(注意深く見ると選択表示が二重になっています)
右クリニック⇒【フィールドの更新】
を選択すれば正しい計算結果に変更されます。

また、Excelのように他のセルをコピーして張り付ける場合は、コピー後、
フィールドの更新を行うことによって、正しい計算結果が求められます。

ひらめき Excelと違いコピー直後には正しい計算結果がでないので、必ずフィールドの
更新クリックが必要です

位置情報 四則計算および一般的な関数(18個ほど)が利用できます。
位置情報 表示形式を選択することによって、通貨やパーセント表示ができます。

かわいい 2007バージョン かわいい

@ 挿入リボンの【表の挿入】を使って表を作成
A 数値を入力(必ず半角文字で。Word感覚で全角入力しない)
B 表ツールバー⇒【レイアウト】【計算式fx】を選択。
C 【計算式】ダイアログボックスが表示されます。

以下ほとんど2003バージョンと同じ操作で計算できます。

パソコンの豆知識をフル活用して従業員や部下に差をつけましょう 手(グー)わーい(嬉しい顔)

By とい 満月
  


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